Блог
Какое оборудование нужно для эффективной работы офиса: список и рекомендации по выбору устройств
Какое оборудование нужно для эффективной работы офиса: список и рекомендации по выбору устройств
Без грамотно подобранной офисной техники рабочие процессы становятся тяжелым заданием на выносливость, замедляющих продуктивность и увеличивающих риск допущения многочисленных ошибок. Офисное оборудование это основа стабильной коммуникации, организации пространства и автоматизации задач. От принтеров и сканеров до эргономичной мебели и систем видеоконференций — каждый элемент влияет на скорость выполнения задач и комфорт сотрудников. Современные устройства сокращают время на обработку документов, создает бесперебойную связь между отделами, и создают профессиональную среду для клиентов. Инвестиции в офисное оборудование оптимизируют рабочие операции и минимизируют простои, повышая общую рентабельность бизнеса.
Что должно быть в офисе: список оборудования для рабочего места
Офис — это место, где выполняется много задач, от рутинных операций с формированием отчетов до единичных заданий. Работы есть с разной направленностью — фотография, изготовление печатной продукции, продажи, аренда оборудования и др. Везде требуется оргтехника для создания, копирования, передачи и обработки документов. Нельзя построить слаженный процесс без соответствующих компонентов. Но и выбор его оказывает влияние на конечную продуктивность бизнеса. Выбирают комплекты техники так, чтобы каждый сотрудник в полной мере исполнял возложенные на него обязанности и соответствовал корпоративным требованиям. Задержка на одном из этапов приводит к экономическим потерям и рискам остаться без клиентов, потерять важные контракты.
Разберем подробнее, что нужно в офис для комфортной работы предприятия:
- Компьютер (стационарный ПК, ноутбуки или планшеты). Это главный мозговой комплекс, выполняющий все операции с данными, от расчета характеристик различного оборудования, товаров до хранения и загрузки информации в облако.
- Принтер или МФУ (многофункциональные устройства) для печати и обработки документов. Эти устройства расширяют возможности и услуги компании. С их помощью выполняют печать, копирование и прочие операции.
- Сканеры для перевода бумажных материалов в цифровой формат. Копирование текстовой и графической информации для ее дальнейшей обработки — главная задача офиса.
- Шредеры для уничтожения конфиденциальной информации. Часто для устранения доказательств требуются специальные устройства. С их помощью работники офиса избавляются от документов, потерявших востребованность, но способных причинить вред в руках конкурентов или злоумышленников.
- Сетевые аппараты (роутеры, коммутаторы) для доступа к данным и работы в облаке. Современная цифровизация не обходится без облачных сервисов и хранилищ. Это удобный способ защитить корпоративную информацию и предоставить к ней доступ со всех устройств.
- Не остается без внимания факс. Современные модели умеют больше, чем передавать документы через непосредственную печать с принимающей стороны.
Требования к организации офисного помещения
Важно не что должно быть в офисе, а то, как это следует размещать для корректной работы бизнеса. Потребуется соблюдать правила размещения оргтехники, выбирая те места, откуда ей удобно управлять всем отделом или группой сотрудников. Например, принтер должен быть расположен в общем доступе на столе или тумбе, чтобы к нему был подход без необходимости отвлекать коллегу от важного отчета или другой операции.
Для ускорения доступа и обеспечения совместной работы над документами данные лучше хранить в облачных сервисах. Провайдеры дают много пространства с возможностью расширения при необходимости для увеличения производительности труда и оказания дополнительных услуг, например, службы технической поддержки.
Невзирая на глобальную цифровизацию, зоны для работы с бумагами также необходимы. Составление счет фактур для отправки на склад или предоставления клиентам в качестве отчета. Конечно, все можно перевести в цифру, но этот процесс не такой быстрый, а бумага остается удобным средством для хранения и переноса информации.
Работа в офисе связана с длительным нахождением в одной позе. Для улучшения условий труда и защиты здоровья сотрудников им нужно приобрести эргономичную мебель, а над рабочим пространством (столом) должно быть достаточно освещения, не менее 400 лк. И света должно быть достаточно, чтобы можно было выполнять операции любой сложности.
Количество оргтехники со временем меняется и обычно в большую сторону. Это требует больше электроэнергии, поэтому при проектировании электрики нужно учесть и этот момент. Заранее предусмотреть возможность беспрепятственного подключения в сеть. У каждого рабочего места должна быть розетка для сетевого кабеля.
Какая техника нужна в офисе
Для полноценной работы офис необходимо укомплектовать большим перечнем оборудования, с помощью которого выполняются все рутинные, разовые и экстренные задачи. Рассмотрим главные и основные компоненты.
Компьютерный парк
Главная офисная техника — компьютеры. Выбирайте ноутбуки для мобильности или ПК с корпус для большого количества задач. Планшеты подойдут для презентаций. Это главный костяк, формирующий рабочую силу. Компьютеры нужны для работы с каталогами, составления отчетов, проектирования, связи с клиентами и обмена файлами с облаком. Это инструмент, на котором есть соответствующие программы, хранятся корпоративные и конфиденциальные данные. Сейчас вся информация переносится в облачные хранилища, а ПК используется только в качестве интерфейса связи оператора с облачными сервисами, обработки данных и составления отчетов.
Компьютеры бывают разной производительности в зависимости, что определяет тип выполняемых ими задач. Например, для 3D-моделирования и разработки игр требуется мощное железо и много места на жестком диске. Для работы с текстовыми документами хватит среднего по характеристикам ПК. Есть с системными блоками, мини и моноблоки. Чаще закупают последний тип, так как удобнее в эксплуатации.
Оборудование для работы с печатными документами: принтеры, сканеры, МФУ
Для переноса документов из цифрового в бумажный вид и обратно, а также создания копий, применяют печатную технику и сканеры. В этой категории оборудование представлено разными видами компонентов:
- Лазерные принтеры. Предназначены для быстрой печати текстовых документов, схем и графиков. Обладает небольшим разрешением, не более 1200 dpi. Редко нуждаются в обслуживании и характеризуются производительностью. На одной заправке можно отпечатать до 5000 страниц.
- Струйные модели. Это цветные устройства, используемые для выполнения печати многоцветных материалов, фото, картин. Применяется в фотосалонах, реже в местах копирования, так как печать одной страницы требует больше времени, чем на лазерном устройстве. Для увеличения производительности и сокращения времени обслуживания их комплектуют системами непрерывной подачи чернил. Печатают в высоком разрешении до 9600х2400 dpi. Плюс, поддерживают все оттенки, обеспечивая глубину и контрастность фотографий.
- МФУ совмещают копирование, печать и сканирование. Универсальное средство оргтехники с расширенными функциями. Занимает меньше пространства, чем два отдельных устройства. Наличие сканера увеличивает выполняемые операции и количество оказываемых услуг.
- Сканеры с высоким разрешением обеспечат качество изображения. Для копий используйте ксероксы. Этот вид техники применяется в фотосалонах, там, где требуется получить изображение в большом разрешении, масштабировать, сделать много копий или разместить до 4-х страниц на одном листе.
Шредер для избавления от лишнего мусора
Обязательной техникой в офисе остается шредер. Этот аппарат необходим для защиты информации. Выбирайте аппараты с опцией измельчения листов в крошку. Сначала были придуманы устройства, разрезающие документы на тонкие полоски, но эксперты научились складывать из них информацию, тогда стали применять агрегаты, которые измельчают бумагу в мелкую крошку.
Сетевое оборудование для офиса
Для организации связи отделов и доступа в интернет также нужно устанавливать сетевое оборудование. Это комплекс устройств, предоставляющие доступ в сеть по кабелю или через беспроводные интерфейсы. Для оптимизации расходов обязательно задействуют программу учета трафика. Беспроводная сеть удобна, но стоит дороже.
Кроме техники, изучите, какая канцелярия нужна в офис. Это набор расходных материалов и комплектующих, необходимых для работы. К ним относится бумага, ручки, карандаши, линейки. Кроме этого важно не допускать ошибки, совершаемые неопытными руководителями.
Типичные ошибки при организации офиса с нуля
Если решили создать офис, то время задуматься над типичными ошибками, чтобы их не допустить. Рассмотрим главные моменты:
- Не всегда дешевая оргтехника справляется с поставленными задачами. Часто устройства перегружаются или выходят из строя раньше ожидаемого времени.
- Не игнорируйте объем задач, который планируете выполнять с помощью этой техники. Правильно выбранный принтер отработает дольше и принесет больше прибыли.
- Внедряйте в бизнес процесс резервное копирование данных. Это спасет базу клиентов, продукцию, историю компании.
- Заказывайте регулярное техническое обслуживание техники, так как она постепенно изнашивается, заканчиваются расходные материалы, которые нуждаются в периодическом пополнении.
Часто задаваемые вопросы об обустройстве офиса
Что относится к офисной технике?
Это все оборудование, необходимое для работы компании, составления отчетов, изготовления печатной продукции, копий и прочих товаров. К ней относятся принтеры, ПК, сканеры, МФУ, шредеры и другие.
Что лучше — принтер или МФУ?
МФУ подходит для нескольких задач, но для крупного объема печати выгоднее отдельный принтер. В наличии лучше иметь оба вида техники, чтобы предлагать больше услуг.
Нужен ли шредер в цифровую эру?
Да, для уничтожения бумажных носителей с персональными данными и другой ценной информацией. Это надежный способ избавить себя от наказания или шантажа.
